Management secretaris / adviseur

Bedrijfsprofiel Project Office
ProjectOffice is al meer dan 10 jaar actief op het gebied van projectmanagement en ondersteuning en biedt diverse diensten op het gebied van projectmanagement. Wij bieden experts die zich snel vertrouwd maken met de opdracht gevende organisatie en die beschikken over de nodige organisatorische en leidinggevende kwaliteiten.
Onze organisatie bestaat nu nog uit een 7-tal PMO medewerkers met een hoog groei potentieel. De kracht van Project-Office wordt bepaald door de mensen die er bij betrokken zijn. Zij maken het verschil.

Voor onze klant /relatie een overheidsorganisatie in de regio Utrecht zoeken wij een Management secretaris / adviseur

Functieomschrijving
De Dienst Informatie en Communicatie Technologie  is onderdeel van de organisatie voor de totstandkoming en continuïteit van de ICT. Zij zorgt voor de beschikbaarheid van de informatievoorziening – waar nodig 24/7 – en de gebruikersondersteuning.

Taken en verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor het goed laten verlopen van overleggen, zoals het MT D-ICT, stuurgroepen en taskforces (naar behoefte) d.m.v. het voorbereiden van de agenda, verzamelen van onderliggende stukken en het distribueren van deze informatie aan de deelnemers van het overleg. Tijdens het overleg draag je de verantwoordelijkheid voor een correct verslag en bijhouden van een actielijst. Tevens is het voorbereiden van beleidsnotities een onderdeel van de verantwoordelijkheid.

Daarnaast draai je mee in een team aan adviseurs en draagt daarin zorg voor annotaties van overlegdocumentatie, en advisering aan de Dienstleiding (in bredere zin).

Vakmatige taken
Je signaleert en analyseert ontwikkelingen op verschillende strategische terreinen, organiseert en onderhoudt netwerken en kan netwerken organiseren, legt contacten met kennis- en informatiedragers op strategisch niveau en waar opportuun ook op tactisch en beleidsniveau.

Je fungeert als vraagbaak voor het diensthoofd ICT, bereidt vergaderingen voor en draagt zorg voor verslaglegging, bereidt beleidsnotities voor en draagt zorg voor noodzakelijke oplegnotities, schrijft rapportages, ondersteunt het diensthoofd in het nemen van besluiten bij met name de meest complexe strategische vraagstukken.

Je hebt oog voor procesverbeteringen en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers binnen en buiten de dienst. Op verzoek van de dienstleiding zet je opdrachten uit in de organisatie en bewaakt deze. Je werkt mee aan de totstandkoming van producten binnen de Planning en Control Cyclus.

Functie-eisen:
– Afgeronde Hbo-opleiding
– Minimaal 2 jaar relevante ervaring opgedaan in de afgelopen 5 jaar als management secretaris/adviseur.

Functie-wensen:
– WO-opleiding Bestuurlijke Informatiekunde.
– Ervaring met het adviseren van het management.
– In de afgelopen tien jaar meer dan twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie binnen de rijksoverheid.
– Ervaring met het opstellen van bestuurlijke notities.
– Aantoonbare werkervaring opgedaan waarbij je MT vergaderingen en beleidsnotities hebt voorbereid en zorg hebt gedragen voor verslaglegging.
– Aantoonbare werkervaring opgedaan waarbij je zelfstandig rapportages hebt geschreven, en het afdelingshoofd hebt ondersteund bij het nemen van besluiten bij complexe strategische vraagstukken.

Competenties:
– Organisatievermogen
– Netwerkvaardigheid
– Politiek- bestuurlijke sensitiviteit
– Mondelinge uitdrukkingsvaardigheden
– Organisatiesensitiviteit

Locatie: Zeist
Uren per week: 36 uur
Startdatum: 16 september 2018
Duur: 5,5 maand
Optie op verlenging: Ja, max 2 x 1 jaar

Intakegesprekken worden gehouden in week 34

Geïnteresseerd? Stuur je CV naar : roy.huiskes@project-office.nl
of bel voor meer informatie naar ProjectOffice /Arnold Vonk op telefoonnummer 020-4950226.