PMO Secretaris (36 uur per week, locatie Rotterdam)

PMO Secretaris

Bedrijfsprofiel Project Office
ProjectOffice is al meer dan 10 jaar actief op het gebied van projectmanagement en ondersteuning en biedt diverse diensten op het gebied van projectmanagement. Wij bieden experts die zich snel vertrouwd maken met de opdracht gevende organisatie en die beschikken over de nodige organisatorische en leidinggevende kwaliteiten.
Onze organisatie bestaat nu nog uit een 7-tal PMO medewerkers met een hoog groei potentieel. De kracht van Project-Office wordt bepaald door de mensen die er bij betrokken zijn. Zij maken het verschil.

Voor onze relatie, de Nationale Politie, zoeken wij een PMO Secretaris.
Opdrachtomschrijving
De Dienst Informatie Management de verbindende schakel tussen de verschillende onderdelen van de IV organisatie. Daarmee zorgt zij ervoor dat onze primaire politietaak op straat én op kantoor, op de juiste manier wordt ondersteund met informatievoorziening. Nu én in de toekomst. De dienst IM is als nieuwe landelijke dienst in 2015 voor het eerst in werking gekomen. Begin 2015 is het MT benoemd en zijn de landelijke sturingslijnen in werking gekomen.
De kerntaak van de dienst IM is het voeren van de regie op de informatievoorziening en daarmee de uitvoering van de ICT agenda. De dienst IM zorgt er, samen met de DICT, voor dat we de afgesproken continuïteit van de dienstverlening leveren, maar tevens ook dat de afgesproken vernieuwing tijdig wordt gerealiseerd. Wij hanteren een resultaatgerichte aanpak, waarbij onze collega’s binnen de nationale politie centraal staan. Voor de verdere structurering van de dienst IM, haar processen en manier van werken in de nieuwe nationale vorm, is de dienst IM op zoek naar een secretaris. Je hebt ervaring met veranderprocessen in een dynamische omgeving waar veel in beweging is en weet jouw rol daarin krachtig neer te zetten. Je bent bekend met organisatie-inrichting en inrichting van processen en in het bijzonder de verhouding tussen de informatiehuishouding en de werkprocessen die ondersteund worden. Daarbij kan je vanuit een helicopterview kijken en handelen en ben je in staat om stapsgewijs aan realisatie van gestelde doelen/resultaten bij te dragen. Je bent bekend met politiek bestuurde organisaties. Je beschikt over een proactieve houding richting opdrachtgever en collega’s, denkend vanuit mogelijkheden in plaats van beperkingen. Affiniteit met dan wel kennis van IV is een vereiste.

Doelstelling
Als secretaris, ondersteun je in de uitvoering van opdrachten uit binnen de dienst. Je werkt samen c.q. als onderdeel van een team, waarbij je zorgt voor maximale ondersteuning. Je zorgt voor reflecterende capaciteit waar nodig en bent in staat om verbeterpunten te signaleren en weet wanneer te acteren en faciliteren door nauw samen te werken met de betrokken leidinggevenden. Voorbeelden van mogelijke werkzaamheden zijn het opstellen van rapportages, het mede organiseren van werksessies, het opstellen van planningen, organiseren van meetings en het notuleren van vergaderingen.
Contacten zijn voornamelijk intern en de inzet is binnen een project.

Vakmatige taken
– Je stelt rapportages op. Daarnaast organiseer je de administratie en houdt deze bij.
– Je creëert inzicht en overzicht in de lopende projecten, activiteiten en dossiers.
– Je benoemt proactief waar knelpunten kunnen ontstaan in projecten en processen.
– Je organiseert mede werksessies.
– Je plant en organiseert meetings en verzorgd de verslaglegging hieromtrent.
– Je pakt kleinere projecten op en weet dit samen met anderen tot een goed einde te brengen

Functie eisen (knock-out criteria)
-Je bent inzetbaar vanaf 02-04-2018 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 30-09-2018 voor 36 uur per week.
-Je beschikt over minimaal een afgeronde en erkende HBO opleiding bedrijfskundige informatica, bedrijfskunde, bestuurskunde of vergelijkbaar.
-Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 jaar ervaring als secretaris of sr. project management ondersteuner binnen een overheidsorganisatie.

Functie wensen (Gunnings criteria)
– Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 jaar werkervaring met projectadministratie en project financiën en rapportages.
– Je hebt werkervaring met Agile / Lean methodieken en de daarbij te gebruiken visual management tools.
– Je hebt werkervaring met organisatieontwikkeling, ICT, informatieplanning, IV-project portfoliomanagement en/of IV-architectuur binnen een complexe multi-keten context.
– Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met één van de projectmanagement methodieken Prince2, IPMA, P3O, MSP, PMP.
– Je hebt werkervaring met het mede organiseren van werksessies en meetings, het opstellen van planningen en het notuleren van vergaderingen.
– Je hebt werkervaring binnen de politieorganisatie.

Benodigde competenties:
– Resultaatgerichtheid: je maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Je toont je aanspreekbaar op resultaten.
– Initiatief: je signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit jezelf dan passief af te wachten.
– Flexibel gedrag: je staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
– Probleemanalyse: je signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
– Samenwerken: je hebt oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
– Mondelinge uitdrukkingsvaardigheden: je maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.

Overige informatie:
Locatie: Rotterdam
Startdatum: 02-04-2018
Duur: 30-09-2018, met optie op verlenging
Inzet: 36 uur per week

Intakegesprek: 12-02-2018

Reageren
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Reageren kan tot 5 februari 16.00 uur.
Stuur je CV naar : A.vonk@project-office.nl of bel voor meer informatie naar
ProjectOffice /Arnold Vonk op telefoonnummer 020-4950226.