Senior projectsecretaris

Bedrijfsprofiel Project Office

ProjectOffice is al meer dan 10 jaar actief op het gebied van projectmanagement en ondersteuning en biedt diverse diensten op het gebied van projectmanagement. Wij bieden experts die zich snel vertrouwd maken met de opdracht gevende organisatie en die beschikken over de nodige organisatorische en leidinggevende kwaliteiten.
Onze organisatie bestaat nu nog uit een 7-tal PMO medewerkers met een hoog groei potentieel. De kracht van Project-Office wordt bepaald door de mensen die er bij betrokken zijn. Zij maken het verschil.
Voor onze klant /relatie een overheidsorganisatie in Den Haag zoeken wij een Senior projectsecretaris.

Functieomschrijving
De overheidsorganisatie is op zoek naar een senior projectsecretaris voor de netwerkaanpak data. De secretaris zorgt ervoor dat de administratie van de diverse projecten en het programma op orde is, maakt voortgangsrapportages en signaleert knelpunten.

Werkzaamheden
– Ondersteuning van de projectorganisatie door middel van organisatorische en adviserende werkzaamheden. Kandidaat functioneert als de rechterhand van het proces-, project-, en programmamanagement en kan de trekker zijn van een of meerdere teams. Het bewaken van de dagelijkse voortgang en het zelfstandig in samenhang uitzetten en uitvoeren van acties aan de hand van een opgestelde planning en actie- besluitenlijsten. Het daarvoor aanspreken (rappelleren) van de verantwoordelijke en/ of terugkoppelen aan de projectmanager.
– Het zelfstandig en in samenhang plannen, organiseren, inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van diverse overleggen met het team, de opdrachtgever, de stuurgroep en andere gremia.
– Het regelen / verzorgen van de facilitaire dienstverlening, zoals (internationaal) vervoer en catering rondom vergaderingen en overige bijeenkomsten.
Interne- en externe contactpersoon m.b.t. het verkrijgen, uitwisselen en overdragen van informatie en het beheren van contacten.
– Het opstellen van voortgangsrapportages, door het verzamelen, selecteren, integreren en
analyseren van informatie, het leggen van verbanden. Het opstellen van een concept en het leveren van tekstvoorstellen.
– Het verzamelen en registreren van documenten, het voeren van versiebeheer en het opnemen en archiveren in een toegankelijk dossier.
– Het organiseren en fungeren als aanspreekpunt voor bijzondere bijeenkomsten, seminars en/of conferenties t.b.v. het project of programma.
– Het verzorgen van de uitvoering van communicatie, bijdragen aan het effectief inzetten van communicatie en communicatiemiddelen, het bijdragen aan het opstellen van een communicatieplan en organiseren van PR activiteiten.
– Het voeren van het financieel- en contractbeheer van het project en het bewaken van- en adviseren over de uitputting van budgetten en de looptijden van contracten.

Eisen:
– De kandidaat is beschikbaar voor 36 uur per week voor de periode tot 1/1/2019
– De Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met denken of werken op HBO niveau

Wensen:
– Minimaal 1 jaar ervaring heeft met plannen en organiseren van evenementen >7 jaar is een pré
– Minimaal 1 jaar ervaring heeft met financiële administratie van projecten. >7 jaar is een pré

Competenties:
– Plannen en organiseren
– Voortgangscontrole
– Klantgericht
– Samenwerken
– Omgevingsbewustzijn

Locatie: Rotterdam
Uren per week: 36 uur
Startdatum: 21 september 2018
Duur: 6 maand
Optie op verlenging: Ja

Voldoe je aan de vereisten en lijkt het je leuk om projectmatige werkzaamheden uit te voeren stuur je cv dan naar: pm@project-office.nl of bel voor meer informatie naar ProjectOffice /Marjo Wauben op telefoonnummer 06-15559090.