ProjectOffice

ProjectOffice is al  bijna vijftien jaar actief op het gebied van project management en ondersteuning. Met veel passie en enthousiasme begeleiden we de opzet en uitvoering van grotere strategische projecten veelal op locatie van de klant waarbij op Agile/PMO onze focus ligt. OSP ProjectOffice biedt diverse diensten op het gebied van project management.

Opdracht omschrijving
Voor onze directe relatie Rijkswaterstaat locatie Utrecht zijn wij op zoek naar een

Project Secretaris / Deelprojectleider

Omschrijving opdracht:
Het RWS kwartiermakersteam heeft als opdracht om RWS voor te bereiden op de invoering van vrachtwagenheffing (VWH), conform het regeerakkoord Rutte III gepland per april 2023. RWS is (naast de RDW, ILT en C JIB) beoogd uitvoerder van een deel van de publieke taken (o.a. financieel beheer, contractbeheer en publiekscommunicatie). Verder is RWS in zijn rol als wegbeheerder bij de heffing betrokken vanuit zijn primaire taken verkeer- en assetmanagement. Verantwoordelijk bestuurslid is Cees Brandsen (HID WVL), de kwartiermaker is Auke Velema (RWS NOVA). RWS bereidt zich fasegewijs voor op de invoering van VWH. Daarbij spiegelt de organisatie zich aan de fasering die het DGMO projectteam VWH hanteert. Eind 2020 is het formele uitvoeringsbesluit VWH voorzien, waarmee de taaktoedeling voor RWS definitief wordt. Deze mijlpaal betekent een belangrijke faseovergang voor RWS, waarna RWS de operationele dienst kan gaan inrichten, in aanloop naar de realisatie en exploitatie. Tot aan die mijlpaal is het huidige RWS kwartiermakersteam verantwoordelijk voor de projectmatige regievoering en de uitvoering van de werkzaamheden die daarvoor nodig zijn.

De periode tot aan eind 2020 bestaat uit twee subfasen:
– Fase 2a: uitvoeringstoets (maart 2019 – september 2019)
– Fase 2b: voorbereiding realisatie (oktober 2019 – december 2020)
Het team gaat zich versterken, onder meer door het aantrekken van een deelprojectleider.

Gewenst profiel:
Er is behoefte aan een deelprojectleider met aantoonbare werkervaring in soortgelijke opdrachten (min 5 jr), die met zijn/haar ervaring en persoonlijkheid overzicht en rust helpt te creëren, in de hectiek die dit complexe en veranderlijke project met zich meebrengt.

Werkzaamheden:
– coördineren van (wekelijkse) vergaderingen projectteam: agenda opstellen, verslag
– monitoren acties kwartiermakersteam: volgen, signaleren, agenderen/attenderen
– coördineren werkzaamheden teamleden op het gebied van projectbeheersing en MO (een ‘office manager’)

Overige informatie:
– capaciteitsbehoefte: 0,8 fte voor fase 2a, in fase 2b mogelijk uit te breiden naar voltijds 1 fte

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Je dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door Rijkswaterstaat ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
2. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een complexe omgeving waarbij de kandidaat veel geschakeld heeft tussen verschillende projecten en stakeholders.
3. Je hebt meer dan 5 jaar aantoonbare ervaring met MS Office.
4. Je werkt volgens RWS beleid, niet meer dan 36 uur binnen RWS (dit geldt voor 1 of meerdere opdrachten).
5. Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
6. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden binnen een team in complexe projecten
7. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het coördineren van vergaderingen, het schrijven van verslagen van vergaderingen en het bewaken van overzichten met actiepunten.
8. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als Projectsecretaris of een vergelijkbare functie.

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Je hebt aantoonbare kennis en ervaring in het vakgebied programmabeheersing in soortgelijke complexe projecten, bij voorkeur in het werken met dashboards/voortgangsmonitoring en archivering.
2. Je hebt aantoonbare ervaring in het werken in teamverband in meerdere projectteams en hebt hier een coördinerende rol in vervuld.
3. Je hebt ervaring met het schrijven van/aan programmaplannen, of bijvoorbeeld plannen van aanpak.

Competenties:
– zelfstandig kunnen werken, maar wel als onderdeel van een team
– planmatig en gestructureerd werken (overzicht kunnen krijgen en houden)
– proactieve houding

Reageren op deze aanvraag
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Stuur je CV naar : pm@project-office.nl of bel voor meer informatie naar ProjectOffice /Marjo Wauben op telefoonnummer 020-4950226.