ProjectOffice is al meer dan 18,5 jaar actief op het gebied van project management en ondersteuning. Met veel passie en enthousiasme begeleiden we de opzet en uitvoering van grotere strategische projecten veelal op locatie van de klant. ProjectOffice biedt diverse diensten op het gebied van project management en recentelijk meer en meer diensten op het vlak van inkoop.
ProjectOffice kenmerkt zich als een kleine, maar groeiende organisatie, waar de communicatielijnen kort zijn en een informele sfeer heerst. Het individu staat bij ProjectOffice centraal.
Wat kun je van ons verwachten?
– Grote aansprekende klanten
– Snelle leercurve, groeitrajecten
– Op maat gesneden arbeidsvoorwaarden
– Persoonlijk opleidingsplan
– Persoonlijke begeleiding in ontwikkeling en kennis
– Gelijkgestemde collega’s die ervaring en kennis delen
Voor onze directe klant het VNG in Den Haag zijn wij op zoek naar een
Programmamedewerker
Organisatieontwikkeling VNG Realisatie
Inhoud van de opdracht:
Opdracht:
Als programmamedewerker in het kernteam van het programma ben je als het ware de
motor waarop het programmateam draait. Met je accurate werkwijze en scherpe blik
zorg je ervoor dat je teamgenoten hun taken kunnen uitvoeren. Ze weten dat ze op je
kunnen vertrouwen bij het plannen en coördineren van bijeenkomsten,
programmameetings en de workshop- en brainstormsessies. Je zorgt voor de structuur in
het programma, je archiveert de documenten zodat deze snel en logisch vindbaar zijn, je
bewaakt de voortgang van deelprojecten en je stuurt op tijdige rapportages. Je
signaleert proactief naar je teamgenoten, denkt mee over de ontwikkelingen en de
uitvoering van het programma en beheert de mailbox en agenda. Bij een aantal
structurele overleggen sluit je als secretaris aan. Je bent het aanspreekpunt voor het
programmateam en contactpersoon voor externe organisaties. Inhoudelijk ondersteun je
zowel de programmamanager als de organisatiecoach en na een inwerkperiode ben je in
staat om ook zelf regie te voeren op deelproject(en). Tenslotte ben je ervaren en in staat
tot het opstellen van rapporten en besluitvormende notities.
Werkzaamheden:
• Het aanspreekpunt zijn voor medewerkers en management
• Uitzetten van gestelde vragen en het bewaken van de beantwoording.
• Ondersteuning programmamanager, organisatieadviseur en de projectleiders/werkgroepen.
• Organiseren en inplannen van in- en externe bijeenkomsten.
• Notuleren/vastleggen van afspraken en opvolging: In samenwerking met de moderator van een bijeenkomst draag je zorg voor vastlegging en opvolging van gemaakte afspraken. Je bent verantwoordelijk voor een duidelijke communicatie
en opvolging van actiepunten.
• Je ondersteunt collega’s binnen het team met het opstellen van rapportages, presentaties en plannen van aanpak.
• Je bent de contactpersoon voor de diverse acties en actiemomenten m.b.t. communicatie (bijvoorbeeld de interne uitzendingen, berichten en visuals /praatplaten).
• Je denkt actief mee met de communicatieadviseur over het contentbeheer op ons intranet. Je draagt bij aan het verbeteren en up-to-date houden van de content.
• Je stuurt op de tijdige inbreng voor de programmarapportages, draagt zorg voor de volledigheid en stelt beeld- en besluitvormende notities op.
• Je leidt 1 of 2 deelprojecten binnen het programma en vervangt bij afwezigheid tijdens overleggen de programmamanager of organisatieadviseur.
• Je bereidt de reguliere overleggen voor, stelt de agenda’s op in afstemming met de programmamanager en je bent bij een aantal overleggen ook de voorzitter dan wel de secretaris.
• Je signaleert mogelijkheden voor verbeteringen in het programma en draagt deze aan bij de rest van het team.
Welke kennis ervaring neem je minimaal mee?
• Hbo-werk- en denkniveau, blijkend uit tenminste een afgeronde opleiding op Hbo niveau en tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring op Hbo-niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als programma- of projectmedewerker of – programma-/projectcoördinator zoals omschreven in deze offerteaanvraag (tenminste PMO of projectmedewerker op medior/senior niveau);
• Aantoonbaar ervaring met methodieken als Agile, Scrum, Lean of Prince2.
• Aantoonbaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en werksessies;
• Kennis van en ervaring met een (semi-)publieke organisatie.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Duur: voor de duur van 12 maanden met optie op verlenging Inzet: 36 uur per week.
Reageer op deze aanvraag
Voldoe je aan de functie eisen dan ontvangen we graag je CV inclusief een motivatie waarin de aansluiting op de eisen terugkomt. Deze kun je sturen naar pm@project-office.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Marjo Wauben op 06-15559090.
