Rampen zijn over het algemeen onvoorspelbaar, maar een geavanceerde PMO kan het mogelijk helpen het risicobeheer naar een hoger niveau te tillen.

In de meeste succesvolle projecten identificeert de projectmanager risico’s en volgt deze nauwlettend. De projectmanager beoordeelt en prioriteert meestal de risico’s: een risico met een ‘zeer hoge’ waarschijnlijkheid en een ‘zeer grote’ impact kan bijvoorbeeld een ‘extreem’ risico zijn. Een met een ‘zeer lage’ waarschijnlijkheid en een ‘zeer hoge’ impact kan worden beoordeeld als een ‘gematigd’ risico. Gewoonlijk concentreert een projectmanager zich op de risico’s die als ‘extreem’, ‘zeer hoog’ of ‘hoog’ worden beoordeeld gedurende de looptijd van het project.

Ondanks deze aandacht voor de risico’s is het mogelijk dat zich een echte ramp voordoet. Maar vanuit een bedrijfsperspectief moet het belangrijkste doel van het bedrijf zijn om in bedrijf te blijven, zelfs als zich een ramp voordoet.

Tenzij de organisatie een speciale eenheid voor risicobeheer heeft, hoort de expertise in risicobeheer vaak thuis bij een PMO die het volledige portfolio van projecten omvat. Het specialistische gebied van kijken naar die risico’s die zeer zelden voorkomen, maar een catastrofale impact kunnen hebben, wordt bedrijfscontinuïteitsplanning (Business Continuity  Planning) genoemd. Bij bedrijfscontinuïteitsplanning kijken we naar risico’s die van invloed zijn op het bestaan ​​van een bedrijf, de continuïteit ervan door en na een ramp.

Planning van de bedrijfscontinuïteit is een fundamentele governancepraktijk en moet regelmatig worden uitgevoerd. Analyse kan behoorlijk complex worden, omdat veel oorzaken tot hetzelfde resultaat kunnen leiden en veel catastrofale mislukkingen het gevolg zijn van niet één gebeurtenis, maar meerdere triggers, gebeurtenissen en omstandigheden die gelijktijdig of snel achter elkaar optreden. Een vliegtuigcrash is bijvoorbeeld zelden het gevolg van een enkele storing. Grootte is niet altijd bescherming; de wereldwijde financiële crisis zorgde ervoor dat veel reuzen ten val kwamen, maar andere factoren droegen ook bij aan hun ondergang, waaronder fouten in strategische richtingen.

Een goed bedrijfscontinuïteitsplan en het daaropvolgende project om de gevaren te verminderen, kan de verwachte verliezen verminderen. Wanneer catastrofale impactrisico’s worden geïdentificeerd, moet de eerste benadering zijn om te zien of het gevaar kan worden beheerst met redelijke stappen om de impact te verminderen. Waar deze eerste aanpak niet haalbaar is, is het tweede plan om noodherstelplannen op te stellen die verschillende scenario’s bestrijken.

Op bedrijfsniveau is het de rol van het centrale PMO ervoor te zorgen dat de juiste dingen worden gedaan: dit omvat projecten om risico’s te verminderen of uitwijkplannen op te stellen.

Een noodherstelplan moet ervoor zorgen dat de bedrijfscontinuïteit geborgd is binnen een kritiek tijdsbestek (dat de maximaal getolereerde uitval wordt genoemd). De stap naar herstel van de normale bedrijfsvoering kan vervolgens op basis van reeds bestaande procesbeschrijvingen en naar gelang de omstandigheden dit toelaten.

De risicobeheer- en governance-rollen in een PMO kunnen helpen bij het opstellem  van herstelplannen voor rampen en fungeren als een centre of excellence. Een PMO kan echter ook een meer pragmatische rol spelen zodra de plannen zijn ontwikkeld.

Plannen moeten beschermd worden opgeslagen regelmatig worden bijgewerkt om contactgegevens en rollen en verantwoordelijkheden actueel te houden.  Een PMO kan niet alle rampen voorkomen, maar zijn expertise kan helpen om zich voor te bereiden op rampen en kan een rol spelen bij het in leven houden van een organisatie door en na een ramp.